Was ist eine Vertragsverwaltung-Software?

Vertragsverwaltung-Software, auch bekannt als Contract Lifecycle Management (CLM)-Software, bietet Teams aus den Bereichen Recht, Beschaffung, Finanzen, Vertrieb und Vertragsverwaltung ein integriertes Toolset, mit dem sie ihren gesamten Vertragsverwaltungsprozess effektiver verwalten können. Diese Organisationen profitieren von der Beschleunigung und Automatisierung der Vertragserstellung, -verhandlung und -genehmigung. Eine sehr gute Vertragsverwaltung Software bekommen Sie von Shakespeare.

Darüber hinaus bietet die Vertragsverwaltung-Software ein sicheres Repository, in dem alle Verträge und vertragsbezogenen Daten gespeichert und organisiert werden, um den Zugriff und die Berichterstattung zu erleichtern. Das Ziel der Implementierung von Vertragsverwaltung-Software ist es, Vertragsrisiken zu minimieren und gleichzeitig die Geschwindigkeit und Effizienz des Vertragsprozesses auf sichere und gesetzeskonforme Weise zu erhöhen.

Jeder, der regelmäßig mit Verträgen zu tun hat, weiß, dass Verträge nicht nur ein administrativer, sondern auch ein strategischer Teil des Geschäfts sind. Wenn sie effektiv gehandhabt werden, sind Verträge ein kritisches Element für jede Organisation, um rechtliche, finanzielle und Markenrisiken zu minimieren.

Wenn sie jedoch schlecht gemanagt werden, besteht die Gefahr, dass Verlängerungs- und Ablauftermine verpasst werden, die Compliance und Governance nicht eingehalten wird, Verpflichtungen nicht eingehalten werden, unberechtigter Datenzugriff erfolgt, Kunden, Partner und Lieferanten unzufrieden sind und Einnahmen verloren gehen. Tatsächlich schätzt die International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) die Kosten eines ineffizienten Vertragsverwaltung auf mehr als 9 % des gesamten Jahresumsatzes.

Vertragsverwaltung-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre manuellen und zeitaufwändigen Ansätze zur Verwaltung von Verträgen zu ersetzen. Beispiele für traditionelle Vertragsverwaltung-Taktiken sind:

– Verwendung von freigegebenen Ordnern wie SharePoint oder Dropbox – oder einzelnen Festplatten – zur Speicherung von Verträgen
– Hin- und Herschicken von E-Mails mit Anhängen, um Vertragsänderungen zu überprüfen und Genehmigungen einzuholen
– Tabellenkalkulationen, um Vertragsstatus, Termine, Kontakte und andere Daten zu erfassen

Diese Taktiken mögen angemessen sein, wenn das Vertragsvolumen gering ist, die Vertragswerte niedrig sind und die Vertragsbedingungen einfach und simpel sind. Aber wenn die Anzahl der angeforderten und ausgeführten Verträge steigt, der Wert der Verträge zunimmt und die Bedingungen und Verpflichtungen immer komplexer werden, sind diese Taktiken ineffizient und anfällig für Versäumnisse und Risiken. Mit Vertragsverwaltung-Software wird der gesamte Vertragslebenszyklus durch ein integriertes, automatisiertes digitales System unterstützt, das speziell für vertragsbezogene Aktivitäten entwickelt wurde:

– Vertrieb
– Lizenzierung
– Geheimhaltung
– Geistiges Eigentum
– Outsourcing/Vergabe von Unteraufträgen
– Beschaffung
– Gebäudemanagement
– Leasing
– Beschäftigung

Andere vertragliche Verpflichtungen

Diese Aktivitäten fallen typischerweise in den Bereich des Buy-Side- oder Sell-Side-Vertragsverwaltung einer Organisation. Zum Beispiel würden Vertriebsverträge oder Lizenzvereinbarungen auf die Verkaufsseite fallen. Beschaffung, geistiges Eigentum, Lieferantenvereinbarungen oder Outsourcing wären auf der Einkaufsseite angesiedelt. In einigen Fällen kann das Vertragsverwaltung sowohl auf der Einkaufs- als auch auf der Verkaufsseite angesiedelt sein, wie z. B. bei einer Geheimhaltungsvereinbarung.

Vertragsverwaltung-Software wird so implementiert, dass sie sich an den beiden Hauptphasen des Vertragslebenszyklusmanagements orientiert. Die Phasen sind die Vertragsprävention und die Vertragspostexekution. Je nach den Anforderungen des Unternehmens und den Fähigkeiten der Lösung kann die Vertragsverwaltung-Software so implementiert werden, dass sie beide Phasen des Vertragslebenszyklus unterstützt, oder nur für das Management nach der Ausführung.

Post-Execution-Phase des Vertragsverwaltung

Obwohl sie die hintere Hälfte des Vertragslebenszyklus darstellt, ist die Phase nach der Vertragsausführung der typische und ratsamste Ausgangspunkt für Unternehmen, die eine Vertragsverwaltung-Software einsetzen möchten. Die Post-Execution-Phase konzentriert sich auf den Lebenszyklus des Vertrages nach dessen Ausführung.

Es gibt drei Kernaspekte der Nachausführungsphase:

– Zentralisierung von Verträgen, Organisationen, Kontakten und Dokumenten in einem einzigen, sicheren Repository
– Verwalten von Verträgen, Dokumenten, Organisationen, Kontakten und wichtigen Daten und Bedingungen
– Zugriff auf und Analyse von Vertragsdaten durch Suche, Berichte und Dashboards

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen, die herkömmliche Vertragsverwaltung-Methoden verwenden, einen verteilten Ansatz für die Speicherung von ausgeführten Verträgen und den dazugehörigen Dokumenten sowie den zugehörigen Organisations- und Kontaktinformationen haben. Einige dieser Informationen befinden sich auf der Festplatte eines Teammitglieds, während andere in freigegebenen Ordnern gespeichert sind. Dies birgt ein hohes Risiko, dass Verträge verloren gehen, übersehen werden oder die falschen Personen darauf zugreifen. Darüber hinaus macht dies das Auffinden von Verträgen, Dokumenten, Kontakten und organisatorischen Informationen sehr zeitaufwändig und die Versionskontrolle schwierig.

Mit einer Vertragsverwaltung-Software können Sie ein zentrales elektronisches Repository oder eine Datenbank für Ihre Verträge, Dokumente und andere Aufzeichnungen einrichten – damit diese einfach zu verwalten, zu finden und zu sichern sind. Die Zentralisierung, ein wichtiger Aspekt der Nachbearbeitungsphase, ist der entscheidende erste Schritt zur digitalen Transformation Ihres Vertragsverwaltungsprozesses.

Sobald Sie es geschafft haben, alle Ihre Verträge in einem zentralen Repository abzulegen, muss der Zugriff auf diese einfach, leicht und sicher sein. Vertragsverwaltung-Software muss einen schnellen und sicheren Zugriff auf Verträge und unterstützende Dokumente bieten, und zwar jederzeit, von jedem Ort und jedem Gerät aus. Datensicherheit und Datenschutz sind in dieser Umgebung von entscheidender Bedeutung. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass jede Lösung, die Sie implementieren, die höchsten Standards einhält, um Ihre Daten sicher zu halten.

Funktionen wie die Unterstützung verschiedener rollenbasierter Berechtigungen wie “nur lesen” und benutzerdefinierter Zugriff stellen sicher, dass Ihre Teammitglieder nur auf die Vertragsdaten und -informationen zugreifen, die sie benötigen. Außerdem ist es wichtig, dass die Vertragsverwaltung-Software alle Ihre Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung mit den neuesten Verschlüsselungsstandards verschlüsselt, um Ihre sensiblen Informationen vor Hackern zu schützen. Daten im Ruhezustand beziehen sich auf alle Daten, die innerhalb Ihres Vertragsmanagementsystems gespeichert sind. Daten im Transit beziehen sich auf alle Daten, die extern zu oder von Ihrem System an einen Benutzer oder eine andere Anwendung gesendet werden.

Verwalten Sie Verträge, Dokumente, Organisationen, Kontakte und wichtige Termine und Bedingungen

Sobald Ihre Verträge zentralisiert und zugänglich sind, ist der nächste wichtige Schritt die laufende Verwaltung der Verträge. Die manuelle Verwaltung von Verträgen über Tools wie Tabellenkalkulationen ist mühsam und birgt Risiken für Ihr Unternehmen. Einige Beispiele für häufige Probleme mit diesem Ansatz sind:

– Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen
– Unbeabsichtigte automatische Vertragsverlängerungen aufgrund von verpassten Kündigungen oder Fristen
– Versäumte Vertragsverpflichtungen
– Scheitern eines Audits aufgrund fehlender Schlüsselelemente eines Audit-Trails

Vertragsmanagement-Software hilft, diese Risiken zu minimieren, indem sie alle Vertragsdaten eines Unternehmens an einem Ort zusammenfasst und organisiert. Dies hilft Ihnen, die Einhaltung von Vorschriften und Verwaltungsprozessen nach der Vertragsausführung zu verbessern und den Wert Ihrer Verträge zu maximieren. Einige Beispiele sind:

– Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben und Kalendererinnerungen, die vor Ablauf einer Frist zum Handeln auffordern
– Archivierte Historie von Alarmen und Benachrichtigungen für Management- und Audit-Zwecke
– Benutzerdefinierte To-Do-Listen

Vor-Ausführungsphase des Vertragsmanagements

Die Vor-Ausführungsphase umfasst den Lebenszyklus eines Vertrages von der Anfrage bis zur endgültigen Unterschrift, die den Vertrag bindet, einschließlich aller Vertragsentwürfe, der Zusammenstellung, der Arbeitsabläufe und der Verwaltung, die mit diesem Prozess verbunden sind.

Es gibt drei Kernaspekte der Vor-Ausführungsphase:

– Entgegennahme von Anfragen und Entwurf von Verträgen unter Verwendung von vorab genehmigter Sprache aus Klausel- und Vorlagenbibliotheken
– Ausführen von Verträgen einschließlich Verhandlung, Redlining, Genehmigungen und Unterschriften
– Workflow-Automatisierung und Steuerung der definierten Prozesse zur Vertragserstellung und -ausführung

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